Regelmatig worden Fleur en ik ingehuurd als interim-secretaris bij hoorzittingen van bezwaar- en klachtencommissies. We komen over de vloer bij veel verschillende organisaties, zoals woningbouwcorporaties, gemeenten en onderwijsinstellingen. Hoewel de organisaties inhoudelijk erg verschillend van elkaar kunnen zijn, is de rol en functie van de betreffende commissie dat niet.  Zowel de bezwaar- als de klachtencommissie heeft een van de organisatie onafhankelijke positie en brengt een onafhankelijk, juridisch en inhoudelijk onderbouwd advies uit, waar door college of bestuur in de regel veel waarde aan wordt gehecht en niet (zonder nadere motivering) van kan worden afgeweken.

Onafhankelijk en objectief

Vanwege belangrijke rol die deze commissies vervullen is het werk van de (interim-)secretaris cruciaal. De secretaris ondersteunt de voorzitter, verzorgt de verslaglegging van de hoorzitting en stelt het conceptadvies op. Door de onafhankelijke positie die wij, doordat wij geen onderdeel zijn van de organisatie en ook geen vast onderdeel van de commissie innemen, kunnen wij zeer objectief en juridisch onderbouwd de voorzitter en de leden adviseren omtrent het uit te brengen advies.

‘De verhalen van beide kanten duidelijk krijgen’

Wij vinden het van groot belang dat de bezwaar- en klachtenprocedure niet wordt gezien als een formele stap die nu eenmaal genomen moet worden en waar een organisatie wel aan moet voldoen, maar dat echt inhoudelijk getracht wordt tijdens de hoorzitting de verhalen van beide kanten duidelijk te krijgen en op basis hiervan een rechtvaardig advies te geven. Het belangrijke (wettelijke) instrument van bezwaar maken dan wel een klacht indienen moet naar onze stellige overtuiging heel serieus genomen worden. Wij vatten onze rol als secretaris dan ook zo op.

Mocht uw organisatie behoefte hebben aan een gedreven, betrokken en objectieve secretaris voor de bezwaar- of klachtencommissie? Neem dan contact met ons op.

Door: mr. Marjolein Gardenier